家教記堂數用紙本、Excel 還是系統？3 種做法比較

記堂數要記哪些東西？

只記「剩幾堂」不夠：家長問「為什麼少一堂」時，要能說出是哪一天、照哪條規則扣的。

• 每位學生買了幾堂、上了幾堂、還剩幾堂。
• 每一次扣堂的原因：正常上課、逾時請假、缺席，或是補課。
• 補課券發了幾張、用了幾張、什麼時候到期。
• 每一筆學費：收了多少、哪一天、用什麼方式付。

紙本點名簿適合誰？

學生很少、每週固定上課、幾乎沒有請假補課的老師。優點是不用學任何工具；缺點是只有老師看得到，家長要問剩幾堂只能傳訊息問，帳也很難回頭查。

Excel 或 Google 試算表的優缺點

• 優點：免費、可以用公式算剩餘堂數，Google 試算表還能分享給家長看。
• 缺點：每次上課、請假、收款都要手動更新，漏記一次就對不上；請假規則（例如 24 小時內請假扣堂）要靠老師自己判斷。
• 缺點：改錯一格不會留下紀錄，事後很難說明當初為什麼這樣扣。

什麼時候該換成課堂管理系統？

• 學生超過 5 位，或同時有一對一和團體班。
• 每個月都在處理請假、補課，常要翻訊息確認家長幾點請假。
• 常忘記提醒續費，或匯款要一筆一筆對帳號末五碼。
• 家長常問「還剩幾堂」。

三種做法比較

• 成本：紙本免費；Excel 免費；系統多數按月收費，部分有免費方案。
• 扣堂：紙本與 Excel 手動；系統依請假規則自動扣堂或發補課券。
• 家長查詢：紙本要問老師；Excel 可分享表格；系統讓家長自己在 LINE 查。
• 續費提醒：紙本與 Excel 要自己記得；系統在堂數快用完時自動提醒。
• 紀錄可追溯：紙本與 Excel 改了就看不到原本的值；系統的帳本保留每一筆異動與原因。

用課包記堂數

課包的堂數帳本記下每一次上課、請假、補課與收款，家長在 LINE 就能看剩餘堂數，剩兩堂時自動提醒續費。Free 方案最多 3 位學生，可以先把現有的學生搬進來試用。